ViATiCO hat nachgefragt!

PR-Versand 2017

Wir von ViATiCO legen Wert auf gute Kontakte zur Presse - unter anderem leben wir vom Schreiben guter Texte und den Beziehungen, die wir zu den Redakteuren und Verlagen haben. Wir verfolgen aufmerksam die Trends im Business, immer im Bemühen, die Redakteure so zu bedienen, dass sie nicht genervt sind, sondern sich über unsere E-Mails freuen. Ein paar Grundsätze, die wir erarbeitet haben, werden uns immer wieder bestätigt und der eine oder andere Redakteur ruft sogar bei uns an und fragt, ob wir nicht gerade eine passende PR oder einen Artikel haben.

Dennoch: Wir nehmen Anfragen unserer Kunden sehr ernst. Angeregt durch eine E-Mail einer guten Kundin, haben wir im Internet nach aktuellen Umfragen gesucht, die sich auf den Versand und die Verteilung von Pressemeldungen beziehen. Nachdem die Antworten nicht so ganz eindeutig waren, kamen wir auf die Idee, „unsere“ Redakteure einfach mal zu fragen.

Was dabei herauskam? Lesen Sie selbst:

Befragung von Redakteuren*) zum Thema
„Wie bekommen Sie gerne PR geschickt?“

Anzahl angeschriebener Redakteure (direkt aus den Verteilern aktueller Kunden): 674
Anzahl beantworteter Fragebögen: 72, das entspricht einer Rücklaufquote von 10,7 %
6 kurze Fragen waren zu beantworten.


Frage 1 „Sollen E-Mails mit oder ohne Anhang gesendet werden“

7 Redakteure bevorzugen E-Mails ohne Anhang 9,7 %
10 Redakteure akzeptieren beides gerne (mit und ohne Anhang) 13,8 %
55 Redakteure bevorzugen E-Mails mit Anhang 76,4 %

Einzelne Anmerkungen waren unter anderem:
-    Wenn ein Anhang, dann sollte dieser nicht zu groß sein
-    Wenn ohne Anhang versendet wird, dann sollte die Downloadfunktion für Links lange verfügbar sein
-    Im Anschreiben sollten kurz und präzise die wichtigsten Fakten zur Pressemeldung stehen
-    Zwei wünschen Text und Bilder getrennt, Bilder als Thumbnails und Download-Link
-    Per Anhang gut, da dann alles beisammen ist und das Delegieren einfacher macht.
-    Mit Anhang: Trotzdem PR-Text in die E-Mail kopieren

Fazit: Über 90 % der Redakteure, die geantwortet haben, möchten per E-Mail mit angehängtem Text / Bildern angeschrieben werden.


Frage 2 beschäftigte sich mit E-Mails ohne Anhang. Wenn der Redakteur eine E-Mail ohne An-hang bekommt: Was soll da rein? Zur Auswahl standen:

•    Text der PR in die E-Mail einfügen, Bilder als Download (Link)    75 %
•    Zusätzlich Bilder als Thumbnails in die E-Mail kopieren    31 %
•    Keinen Text der PR in die E-Mail einfügen. Bilder und Texte zum Download bereitstellen (Link)    21 %
•    Sonstiges (bitte angeben)    

Aus den Kommentaren:
•    E-Mail ohne Anhang habe ich generell nicht so gerne, da der Inhalt dann erst heruntergeladen und ir-gendwo zwischengespeichert werden muss.
•    Text und Bild für vollständigen Überblick in einer Mail, Download ist mehrere Klicks entfernt
•    sehr kurze Zusammenfassung des Inhalts in der Mail, ausführliche PR als Anhang  
•    Mehrfach: Downloadfunktion sollte länger gültig sein

Fazit: Im Grunde ist es schon häufig erwünscht, einen Text in die E-Mail zu kopieren, wenn auch ggf. nicht der ganze Text. Nur so, dass auf jeden Fall klar wird, um was für einen Text es sich handelt und man anhand dessen weiterlesen oder aussortieren kann. Bilder sind generell in hoher Auflösung und als Download erwünscht, Thumbnails in der E-Mail sind aber ok.


Frage 3 befasste sich mit dem Dateiformat von angehängten oder zum Download bereitgestellten Texten. Hier weichen „unsere“ Redakteure deutlich ab von dem, was wir zum Teil im Internet gefunden haben. „Unsere“ Redakteure wünschen zu über 97 % (!!!) Word-Dateien. Eine Mehr-fachauswahl war möglich. PDF wollten 19 %, RTF-Format 14 %

Aus den Kommentaren:
•    Bitte niemals PDF!
•    Text deshalb nicht als PDF, sondern Word, da beim Kopieren des Textes aus dem PDF die Zeilenre-turns oft mitübernommen werden und dann entfernt werden müssen.
•    PDF Export mit Standard-Reader ist oft ein Graus
•    PDF sind oft problematisch, bitte wenn prüfen, ob sich der Text ohne Umstände herauskopieren und ohne Einschränkungen weiterverarbeiten lässt - ansonsten fällt eine mögliche Veröffentlichung auch mal aus.


Frage 4 beschäftigte sich mit dem Bildformat.
Unser Standard 300 dpi bei A5-Größe fand Anklang bei über 94 % der Befragten. Die Kommentare beschäftigten sich hauptsächlich mit Größe, Farbraum und Format der Bilder. Mehrere wünschen sich 300 dpi bei A4-Format – was wir aufgrund der Qualität der uns zur Verfügung gestellten Ausgangsbilder nicht immer bieten können. Wir werden bemüht sein.


In Frage 5 ging es um die optimale Betreffzeile.
Hier gab es keine Auswahl, sondern nur die Möglichkeit, freien Text einzugeben, den die Redakteure rege nutzten.

Mehrheitlich möchten die Redaktionen eine sachliche Betreffzeile, es soll in der Regel der Firmenname und die Neuigkeit / das Thema auf einen Blick ersichtlich sein. Produkt oder Produktkategorie dürfen ruhig genannt werden. Man muss anhand der Betreffzeile erkennen, worum es sich in der Meldung insgesamt handelt.


Zusammenfassend ist zu sagen

Der Begriff "PM", Unternehmensname, wichtigste Botschaft - möglichst konkret - und Triggerwords, um Relevanz für unser Fachmagazin schnell erkennen zu können. Nicht zu lang.

Frage 6: Haben Sie noch Wünsche an uns?

Allgemeine Anmerkungen:
•    Es muss sich um News handeln.
•    Es darf nicht zum falschen Thema sein – also für die Redaktion relevante Themen.
•    Falls vorhanden, bitte immer gleich eine englische Textversion mitmailen / 2 mal)
•    Belegadressen, Ansprechpartner und Kunde als Block zum copy & paste
•    Abmeldefunktion für den jeweiligen Verteiler (nicht von allen Meldungen) am Schluss
•    Beim Versand von Pressemitteilungen sollte zeitnah (!) jemand aus dem entsprechenden Unternehmen für Erläuterungen und vertiefende Informationen zur Verfügung stehen.
•    Pressemitteilungen nicht werblich gestalten. Firmen vom Duden überzeugen, auch wenn es um Produkt- und Firmennamen geht: Was sollen die ganzen Versalien?
•    Anwendungsbeispiele willkommen
•    PR sollten möglichst schon Keywords für online und social media enthalten. Auch Headlines, die für SEO-Optimierung geeignet sind.
•    Auf uns zukommen, wenn Themen für Fachbeiträge vorhanden.
•    Möglichst keine Massenaussendungen bei Fachbeiträgen
•    Meldung so aufbauen, dass der Text von hinten gekürzt werden kann (das Wichtigste zuerst)
•    Immer Kontaktdaten angeben

Fazit für uns:
Wir haben bisher mehrheitlich dem Wunsch der Redakteure entsprochen. Steigern kann man sich jedoch immer – also:

Das bleibt bestehen:
•    Wir bieten weiterhin in bewährter Manier Texte in Word an und versenden diese als E-Mail mit Anhang.
•    Unsere Betreffzeilen werden wir im gewohnten Stil weiter formulieren, selbstverständlich werden wir noch genauer hinschauen in Zukunft!
•    Im Download-Bereich bieten wir Bilder in großer Auflösung, sowie den Text in Word- und RTF-Format an
•    Fachartikel (unser Steckenpferd) werden weiterhin nicht in den Download-Bereich gestellt.

Das ändert sich:
Die Redakteure, die ihren Namen genannt haben und E-Mails ohne Anhänge wünschen, werden von uns in Zukunft gesondert angeschrieben.

Im Anschluss an das (bewährte) kurze Anschreiben, mit dem wir dem Redakteur die PR „empfehlen“, werden nun die ersten Zeilen der PR folgen. Sie enthalten ohnehin die Essenz der Meldung und der Redakteur sieht auf einen Blick, worum es geht.

Ganz neu: Für diejenigen unserer Kunden, die damit einverstanden sind, werden wir einen Download-Bereich auf unserer Website einrichten und alle Pressemeldungen online stellen. Wer diesen Service schon nutzt bekommt ihn ab sofort kostenlos! Wir wollen dem Erfolg unserer PR schließlich nicht im Wege stehen. Fachartikel werden wegen der Exklusivität nicht online gestellt.


Nebenbei gab es auch ein paar lobende Worte von Redakteuren für ViATiCO – Beispielhaft an dieser Stelle der nette Kommentar: „alles TIPTOP“.

Na dann auf weitere gute Zusammenarbeit!



*) Die gewählte männliche Form bezieht sich immer zugleich auf weibliche und männliche Personen. Wir bitten um Verständnis für den Verzicht auf Doppelbezeichnungen zugunsten einer besseren Lesbarkeit des Textes.